Agriturismo, croce e delizia del booking on-line

Ho ricevuto una bella email di Fabio che mi chiede consiglio su come impostare un portale di booking on-line per agriturismo. Cerco di portare la mia esperienza in questo settore, premettendo che ad oggi la mia azienda è riuscita solo marginalmente a gestire questo tipo di realtà.

I punti salienti della richiesta di Fabio sono:

In termini efficienza/efficacia conviene presupporre che i contenuti dei vari agriturismi li inseriamo direttamente noi nel portale o conviene ideare un'interfaccia web che permetta ad ognuno di loro di inserire i contenuti o una soluzione di mezzo!!?

Politica di pricing: una commissione fissa per i vari servizi; una commissione sulle camere vendute e a parte i servizi...oppure!?

Cerchiamo di inquadrare in generale il problema della vendita su internet degli Agriturismi, e soprattutto delle difficoltà di farlo come intermediario.

L'agriturismo non è un albergo

Sembra scontato, ma deve essere sempre tenuto presente che un agriturismo ha poche cose in comune con un albergo, soprattutto dal punto di vista organizzativo e gestionale, e questo influenza poi tutta una serie di scelte:

• Un agriturismo non ha quasi mai una reception organizzata e personale addetto, quindi non si può pretendere che ci sia qualcuno con sufficienti conoscenze informatiche e soprattutto che sia anche disposto a perdere del tempo giornalmente per aggiornare i dati di un sistema on-line. Anche pretendere che le email vengano lette e risposte in tempi brevi è a volte una richiesta che va oltre le capacità di certe strutture.
• Quasi sempre l'amministrazione è tenuta da un commercialista esterno, quindi i rapporti con gli intermediari per quanto riguarda commissioni e pagamenti possono essere difficoltosi
• Gli agriturismo difficilmente applicano politiche commerciali di revenue management, spesso i listini prezzi sono stagionali e fissi. La trattativa si fa al telefono con il cliente.
• Spesso le strutture hanno poche camere, quindi non possono gestire molti intermediari perchè dovrebbero mettere in vendita su tutti le stesse camere ed il rischio overbooking sarebbe molto alto. Di solito dopo una fase di entusiasmo il gestore sceglie di rimanere solo con chi gli ha procurato i risultati migliori e butta a mare gli altri.
• Chi è in location famose ed ha sufficiente capacità ricettiva spesso firma contratti di allotment o vuoto per pieno con operatori stranieri per avere un flusso garantito ad un prezzo prestabilito, di solito lasciando all'intermediario dal 20 al 40% del margine.

La prima considerazione sull'organizzazione fa ritenere molto improbabile che il titolare o gestore di un agriturismo abbia competenze e tempo a disposizione per caricare on-line testi, foto, descrizioni sensate e soprattutto multi-lingue. C'è anche da considerare che ogni portale turistico che si rispetti deve perseguire un livello minimo di standardizzazione e di qualità nei contenuti presentati. La soluzione che dà i frutti migliori è quella di avere un redattore che raccolga dalle strutture tutto il materiale disponibile (testi e descrizioni dai depliants cartacei, foto, elenco dei servizi offerti e quant'altro) e poi confezioni la presentazione in modo uniforme e soprattutto curi le traduzioni in più lingue dove non disponibili. Il tempo speso per caricare i dati sarà sempre minore di quello passato al telefono per spiegare al povero gestore come usare il backoffice per caricare i dati e di quello passato poi per ricorreggerli ed adattarli.

Per quanto riguarda il caricamento dei prezzi e della disponibilità, qui diventa fondamentale la distinzione fra portale di vendita o di sola promozione. Nel primo caso i dati devono essere precisi, aggiornati e permettere di arrivare ad un preventivo dal prezzo esatto ed incontestabile. Nel secondo caso può essere sufficiente riprodurre i listini stagionali forniti dalle strutture. Naturalmente fra queste due soluzioni c'è un abisso in termini di investimento tecnologico, lavoro umano e rapporto con le strutture.

Vendiamo o facciamo solo promozione?

Detto in parole povere: se non si ha la forza e la struttura per vendere ed essere quindi un vero intermediario, allora è meglio farsi pagare un onesto canone promozionale.

La motivazione è semplice, per essere intermediari e meritarsi le commissioni bisogna procurare i clienti ed accollarsi quindi l'onere della promozione e di dare visibilità al portale ed alle strutture. In un segmento come quello dell'agriturismo non è compito facile, in quanto bisogna rivolgersi per buona parte ai mercati esteri.

Inoltre, per le problematiche espresse sopra e soprattutto per il numero limitato di unità abitative per struttura, risulta difficile avere disponibilità garantita free-sale o da allotment, e nella maggior parte dei casi l'agriturismo gestirà le prenotazioni on-request, cioè riconfermandole volta per volta. Questo può portare a veri bagni di sangue quando nel periodo di alta stagione, magari per Pasqua, dal portale arrivano decine di richieste che puntualmente vengono rifiutate perchè l'agriturismo si è già riempito da solo.

Oggi, chi fa i soldi intermediando agriturismo lo fa solo comprando le camere un anno prima come vuoto per pieno (in questo caso anche al 50% di sconto), o con allotment molto consistenti, in modo da garantire che potrà soddisfare le richieste dei suoi clienti e potrà quindi pianificare meglio le iniziative promozionali sapendo esattamente quante camere dovrà riempire.

Anche la modalità di pagamento è importante, l'intermediario deve poter gestire lui l'incasso dal cliente e pagare poi la struttura, altrimenti rischia di dover rincorrere il pagamento di piccole fatture per commissioni, che proprio per il modesto importo è difficile escutere quando dall'altra parte non c'è un ufficio amministrativo organizzato come lo è invece quello di un grande albergo.

Se non si è in grado di affrontare tutto questo, allora è meglio legare il guadagno del portale alla sua capacità di attrarre visitatori e inviare richieste alle strutture, facendosi pagare una quota fissa annua per la visibilità e magari un tot per ogni richiesta inoltrata, indipendentemente dal buon fine. Questa soluzione è molto semplice da realizzare, ma facendo due conti non è quella miniera d'oro che uno si aspetta e la concorrenza in questo tipo di soluzione è certamente fortissima.

In conclusione, sicuramente l'agriturismo è la tipologia di accoglienza turistica che ha le maggiori difficoltà nel gestire una vendita on-line, superato solo dai campeggi. Facendo un giro sul web si vede che solo i grossi operatori permettono realmente di prenotare on-line in tempo reale, mentre tutti gli altri sono vetrine con la possibilità di mandare richieste non impegnative. Certo i tempi stanno cambiando rapidamente, la cultura di Internet arriva anche in agriturismo e sempre più strutture si organizzano con strumenti e persone dedicate alla vendita on-line. A mio modesto parere i numeri sono ancora troppo limitati per creare un business di vera vendita on-line come siamo abituati ormai da anni per gli hotels.

A disposizione per ampliare la discussione.